Kto musi złożyć roczne sprawozdanie RODO?

Kto musi złożyć roczne sprawozdanie RODO? Takie sprawozdanie mają obowiązek przygotować przede wszystkim Inspektorzy Ochrony Danych (IOD) oraz organy nadzorcze – zarówno krajowe jak i unijne. Sprawozdanie dokumentuje realizację obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych zgodnie z wymaganiami RODO i krajowej ustawy DODO^[1][2][7].

Podstawowe pojęcia związane z rocznym sprawozdaniem RODO

Obsługa rocznych sprawozdań związana jest z kluczowymi rolami określonymi w przepisach dotyczących ochrony danych osobowych. Inspektor Ochrony Danych (IOD) to osoba wyznaczona przez administratora danych, której głównym zadaniem jest dbanie o zgodność przetwarzania danych z RODO oraz krajowymi przepisami. Organ nadzorczy (np. Prezes UODO) realizuje ustawowe obowiązki kontroli i nadzoru, wykorzystując sprawozdania do podsumowania działań na poziomie krajowym lub unijnym. Roczne sprawozdanie zawiera podsumowanie najważniejszych działań i incydentów dotyczących ochrony danych w danym roku^[1][2][7].

Kto jest zobowiązany do sporządzenia rocznego sprawozdania RODO?

Obowiązek przygotowania rocznego sprawozdania dotyczy dwóch głównych grup. Po pierwsze: Inspektorzy Ochrony Danych (IOD) muszą co roku przedłożyć takie sprawozdanie administratorowi danych. W raporcie tym przedstawiają zrealizowane zadania, przegląd incydentów, przeprowadzone szkolenia oraz wdrożone mechanizmy bezpieczeństwa^[2][6]. Po drugie: roczne raporty przygotowują organy nadzorcze (w Polsce to Prezes UODO oraz odpowiednie organy unijne). Sprawozdania te są udostępniane opinii publicznej oraz właściwym instytucjom, takim jak Parlament Europejski, Rada i Komisja^[1][7][9].

Obowiązek sporządzenia dokumentacji mają także administratorzy danych bez wyznaczonego IOD – przygotowują oni własne notatki służbowe dotyczące incydentów i zabezpieczeń^[6].

Kluczowe elementy rocznego sprawozdania RODO

Każde roczne sprawozdanie RODO musi zawierać precyzyjny opis realizowanych działań, w szczególności szkolenia personelu, przeprowadzane audyty, analizę zgłoszonych incydentów oraz ocenę stosowanych zabezpieczeń. Ważną częścią dokumentu są również wdrożone rekomendacje i przegląd stosowania najnowszych wytycznych i mechanizmów zapewniających zgodność z przepisami ochrony danych^[2][6]. W przypadku sprawozdania organu nadzorczego, raport obejmuje także statystyki zgłoszonych naruszeń i opis wdrożonych środków naprawczych^[4][7].

Raport przygotowany przez IOD przekazywany jest administratorowi w sposób zapewniający poufność i powinien być chroniony przed ujawnieniem osobom nieupoważnionym^[2]. Sprawozdania organów nadzorczych natomiast stanowią jawne zestawienia rocznych osiągnięć i przedstawiane są szerokiemu gronu interesariuszy^[1][7][9].

Procesy przygotowania i przepływ informacji

Proces składania rocznego sprawozdania przez IOD polega na regularnej analizie bezpieczeństwa przetwarzania danych, opisie incydentów, wdrażaniu rekomendacji oraz systematycznym szkoleniu pracowników^[2][6]. IOD dokumentuje swoje działania przez cały rok i zestawia je w jednolitym raporcie, który następnie przekazuje administratorowi danych^[2].

Organy nadzorcze przygotowują roczne raporty na podstawie zgłoszonych naruszeń, prowadzonych inspekcji i wdrożonych decyzji. Mają one obowiązek publikacji podsumowania działań, prezentacji statystyk oraz przekazania zaleceń co do dalszego podnoszenia poziomu ochrony danych^[1][7][9].

Podsumowanie obowiązków i odpowiedzialność w zakresie sprawozdań RODO

Roczne sprawozdanie RODO jest narzędziem dokumentacji działań oraz środkiem eliminacji zagrożeń związanych z ochroną danych osobowych. Odpowiedzialność za jego przygotowanie ponoszą głównie Inspektorzy Ochrony Danych, organy nadzorcze oraz – w przypadku braku IOD – administratorzy danych^{[1][2][6][7][9]}. Raport ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia przejrzystości, zgodności i rozwoju procesów bezpieczeństwa informacji w organizacji.

Brak przygotowania lub niewłaściwe sporządzenie sprawozdania może wiązać się z naruszeniem przepisów oraz potencjalnym ryzykiem środowiskowym i prawnym dla administratora danych^[2]. Regularność i rzetelność procesu raportowania przekładają się na poziom ochrony przetwarzanych danych osobowych.

Źródła:

• [1] https://rodoradar.pl/artykul-71-sprawozdania/
• [2] https://odo24.pl/blog-post.roczne-sprawozdanie-z-realizacji-obowiazkow-iod-na-gruncie-dodo
• [4] https://judykatura.pl/dokument/sprawozdanie-z-dzialalnosci-prezesa-urzedu-ochrony-danych-osobowych-w-roku-2020/
• [6] https://sylwiaczub.pl/roczne-sprawozdanie-dla-giodo-o-co-chodzi/
• [7] https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-59-sprawozdanie-z-dzialalnosci
• [9] https://gdpr-text.com/pl/read/article-59/