Przechowywanie danych osobowych przez firmy to temat, który dotyczy każdego z nas. W dobie cyfryzacji zostawiamy coraz więcej śladów w postaci informacji osobowych podczas zakupów, rejestracji czy korzystania z usług online. Warto więc wiedzieć, jak długo przedsiębiorcy mogą je przechowywać i na jakich zasadach się to odbywa.
Podstawowe zasady przechowywania danych osobowych
Okres przechowywania danych osobowych jest ściśle regulowany przez RODO. Zgodnie z przepisami, firmy mogą gromadzić informacje tylko przez czas niezbędny do realizacji konkretnego celu.
Kluczową zasadą jest minimalizacja danych – przedsiębiorcy nie mogą przechowywać więcej informacji niż jest to konieczne. Po osiągnięciu zamierzonego celu, dane powinny zostać usunięte lub zanonimizowane.
Terminy przechowywania danych w różnych branżach
Czas przechowywania danych różni się w zależności od branży i celu ich przetwarzania. W przypadku umów handlowych jest to zwykle okres przedawnienia roszczeń – czyli 6 lat.
Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez 50 lat, choć dla pracowników zatrudnionych po 2019 roku okres ten został skrócony do 10 lat.
Dane marketingowe można przechowywać do momentu wycofania zgody przez osobę, której dotyczą.
Prawa konsumenta w zakresie danych osobowych
Każdy ma prawo do kontroli swoich danych osobowych. Możemy żądać ich usunięcia, sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
Firma musi odpowiedzieć na nasze żądanie w ciągu miesiąca. W szczególnych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące.
Konsekwencje nieprawidłowego przechowywania danych
Naruszenie zasad przechowywania danych osobowych może skutkować poważnymi sankcjami. Kary finansowe mogą sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa.
Oprócz kar finansowych, firma może stracić zaufanie klientów i ponieść straty wizerunkowe. Dlatego właściwe zarządzanie danymi osobowymi powinno być priorytetem każdego przedsiębiorstwa.
Rekomendacje dotyczące zarządzania danymi osobowymi
Przedsiębiorcy powinni regularnie weryfikować, czy nadal istnieje podstawa do przechowywania danych osobowych. Warto prowadzić rejestr czynności przetwarzania i systematycznie go aktualizować.
Kluczowe jest też szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych i wdrożenie odpowiednich procedur bezpieczeństwa.
Kim-Tech.pl to nowoczesny portal ogólnotematyczny, dostarczający sprawdzone informacje i eksperckie porady z różnych dziedzin życia. Łączymy technologię z codziennymi inspiracjami, tworząc przestrzeń dla świadomych czytelników poszukujących wartościowych treści.