Czy miejsce pracy należy traktować jako dane osobowe?

Wstęp

Miejsce pracy należy traktować jako dane osobowe – czy zawsze i bez wyjątków? W praktyce często zastanawiamy się, czy sama lokalizacja biura lub zakładu pracy podlega ochronie przewidzianej przez RODO. Odpowiedź nie jest jednoznaczna: kluczowy jest kontekst oraz zestawienie miejsca pracy z innymi informacjami identyfikującymi osobę [1][3].

Definicja danych osobowych

Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej [1][3][4]. W zakres definicji wchodzą dane bezpośrednie (np. imię, nazwisko) oraz pośrednie (np. szczególne cechy, które mogą umożliwić identyfikację). Każda informacja, która w powiązaniu z innymi danymi prowadzi do ustalenia tożsamości, spełnia kryteria „danych osobowych” [4].

Pojęcie miejsca pracy

Miejsce pracy określa się jako stały punkt geograficzny lub obszar, gdzie następuje spełnienie świadczenia pracy. Może ono mieć charakter:

• stały – np. biuro czy magazyn,
• zmienny – np. praca w terenie lub u klienta [2].

W odróżnieniu od danych osobowych, lokalizacja ta pierwotnie służy wyłącznie organizacji procesu pracy, a nie identyfikacji konkretnej osoby [2].

Miejsce pracy a dane osobowe

Wzrasta liczba pytań: „Czy miejsce pracy samo w sobie stanowi dane osobowe?”. Spójrzmy na kluczowy mechanizm:

– Jeśli informacja o lokalizacji jest podana bez dodatkowych danych identyfikujących pracownika, nie spełnia definicji danych osobowych [1][3].

– Gdy jednak miejsce pracy zestawimy z danymi takimi jak imię, numer ewidencyjny czy inne elementy umożliwiające identyfikację, całość staje się daną osobową podlegającą ochronie [1][4].

W ten sposób rodzi się zależność: miejsce pracy + dane identyfikacyjne = dane osobowe.

RODO i prawo do prywatności w miejscu pracy

RODO kładzie nacisk na transparentność oraz prawa podmiotów danych. Pracownik ma prawo do:

• dostępu do przetwarzanych wobec niego danych osobowych,
sprostowania lub usunięcia nieprawidłowych informacji,
• ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach [5].

Pracodawca zaś ma obowiązek jasno komunikować, jakie dane przechowuje, w jakim celu oraz jak długo [5]. Dotyczy to również informacji o miejscu pracy, gdy stanowi ono część zbioru danych osobowych.

Krótki dialog wyjaśniający wątpliwości

Pracownik: „Czy moja siedziba przypisana w systemie to już dane osobowe?”

Inspektor Ochrony Danych: „Sama lokalizacja – nie. Dopiero w kontekście Twojego imienia i innych identyfikatorów, miejsce pracy staje się częścią danych osobowych” [1][3].

Podsumowanie

Miejsce pracy nie jest z założenia danymi osobowymi. Kluczowe znaczenie ma zestawienie lokalizacji z informacjami identyfikującymi konkretną osobę. W takim układzie informacja o miejscu pracy zostaje objęta ochroną przewidzianą przez RODO. Pracodawcy powinni więc dbać o transparentność i informować pracowników o wszystkich aspektach przetwarzania ich danych.

Źródła:

1. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ktore-informacje-stanowia-dane-osobowe-w-swietle-rodo
2. https://www.infor.pl/prawo/encyklopedia-prawa/m/273456,miejsce-pracy.html
3. https://www.directgroup.com.pl/baza-wiedzy/czym-sa-dane-osobowe
4. https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-4-definicje
5. https://www.przewodnikporodo.pl/prawa-osob-fizycznych/prawo-do-prywatnosci-w-miejscu-pracy-co-mowi-rodo