Przechowywanie danych osobowych zgodnie z prawem jest kluczowym aspektem bezpieczeństwa informacji oraz zgodności z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Chociaż rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) nie precyzuje jednoznacznego okresu, w którym dane mogą być przechowywane, to w specificznych przypadkach prawo krajowe narzuca konkretne terminy. W tym artykule szczegółowo omówimy, jak długo można legalnie magazynować dane osobowe, od czego zależy ten czas oraz jakie obowiązki nakładają przepisy.
Podstawy prawne i definicje związane z przechowywaniem danych osobowych
Rozporządzenie RODO podkreśla, że przetwarzanie danych osobowych jest możliwe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji określonych celów [5]. Chociaż samo RODO nie ustala konkretnego okresu przechowywania, to w Polsce obowiązują regulacje krajowe, które precyzują, jak długo można przechowywać różne kategorie danych. Na przykład, zgodnie z polskimi przepisami, dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez 10 lat od rozwiązania stosunku pracy [1].
Podobnie, dokumenty podatkowe i księgowe mają uregulowane terminy archiwizacji, zwykle wynoszące 5 lat, począwszy od końca roku podatkowego [3].
Regulacje krajowe a okres przechowywania danych osobowych
Polskie prawo krajowe uzupełnia wytyczne RODO, wyznaczając konkretne terminy dla różnych typów danych. Dokumentacja pracownicza, zgodnie z wymaganiami, powinna być przechowywana przez 10 lat [1], co wynika z przepisów Kodeksu pracy. W przypadku dokumentów księgowych i rozliczeń podatkowych okres ten skraca się do 5 lat [2][3].
Warto zauważyć, że okres ten liczony jest od końca roku, w którym dane stały się niepotrzebne do celów ich przetwarzania lub od daty zakończenia okresu obowiązkowego przechowywania. Po upływie tego czasu, dane powinny zostać bezpiecznie zniszczone lub anonimowe, aby nie naruszać zasad minimalizacji i ograniczenia przechowywania [5].
Procedury i mechanizmy zarządzania czasem przechowywania danych
Efektywne zarządzanie okresem przechowywania danych osobowych wymaga wdrożenia odpowiednich procedur archiwizacji. Kluczowe jest zidentyfikowanie celów ich przetwarzania, precyzyjne ustalenie okresów przechowywania i monitorowanie terminów [2].
Przechowywanie danych musi się odbywać w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie i usunięcie po wygaśnięciu okresu legalnego. W praktyce często stosuje się systemy cyfrowe z automatycznym wyzwalaniem procesu kasowania, co minimalizuje ryzyko naruszeń prawnych [2].
Odpowiedzialność i konsekwencje naruszenia okresu przechowywania danych
Organizacje, które nie przestrzegają ustalonych terminów przechowywania danych, narażone są na sankcje administracyjne, finansowe i reputacyjne [2]. Zgodnie z RODO oraz krajowymi regulacjami, nielegalne przechowywanie danych może skutkować karami sięgającymi nawet milionów euro lub złotych, a także koniecznością wypłaty odszkodowań osobom poszkodowanym.
Z tego powodu niezwykle ważne jest, aby administratorzy danych wdrażali systemy automatycznej kontroli okresów przechowywania, dokumentowali procesy usuwania i regularnie aktualizowali procedury archiwizacyjne [2].
Podsumowanie
Podsumowując, okres przechowywania danych osobowych w Polsce zależy od rodzaju danych oraz obowiązujących przepisów krajowych, mimo że RODO pozostaje nieprecyzyjne w tej kwestii. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana do 10 lat, a dokumenty księgowe i podatkowe do 5 lat. Kluczem do legalnego zarządzania danymi jest stałe przestrzeganie zasad minimalizacji, celowości przetwarzania i systematycznej kontroli terminów [1][2][3][5].
Źródła:
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-okresy-przechowywania-dokumentacji-pracowniczej
- https://www.ironmountain.com/pl-pl/resources/blogs-and-articles/w/which-company-documents-should-be-removed
- https://niszczenie-dokumentacji.pl/za-jaki-rok-mozna-zniszczyc-dokumenty-w-2025/
- https://lexdigital.pl/dane-osobowe-przewodnik
- https://www.ekoakta.pl/baza-wiedzy/jak-dlugo-mozna-przechowywac-dane-osobowe/
Kim-Tech.pl to nowoczesny portal ogólnotematyczny, dostarczający sprawdzone informacje i eksperckie porady z różnych dziedzin życia. Łączymy technologię z codziennymi inspiracjami, tworząc przestrzeń dla świadomych czytelników poszukujących wartościowych treści.