Jakie zmiany w RODO czekają działy kadrowe?

Wstęp

W obliczu dynamicznych regulacji w obszarze ochrony danych osobowych działy kadrowe stają przed koniecznością dostosowania procedur. Artykuł omawia kluczowe zmiany w RODO, które wpłyną na codzienną pracę HR. Przedstawiamy konkretne aspekty, na które warto zwrócić uwagę, by zachować pełną zgodność z wytycznymi.

Nowe obowiązki dokumentacyjne

W ramach nadchodzących modyfikacji pojawi się konieczność precyzyjnego prowadzenia rejestru czynności związanych z przetwarzaniem danych. Każdy etap gromadzenia i udostępniania danych pracowników musi być szczegółowo opisany w polityce firmy. Taki standard ułatwia kontrolę poprawności działań i minimalizuje ryzyko sankcji. „Musimy mieć jasny zapis, co robimy z informacjami personalnymi” – mówi młodszy specjalista HR.

Protokół zgód na przetwarzanie danych osobowych zyska nową strukturę, obejmującą dokładny zakres celów oraz okresy przechowywania. Ochrona danych osobowych stanie się fundamentem dokumentacji. W efekcie każdy wpis w rejestrze będzie odzwierciedlał rzeczywistą operację przetwarzania.

Wzmocnienie praw pracowników

Nowelizacja wprowadza rozszerzenie uprawnień osób, których dane dotyczą. Pracownicy zyskają prawo do żądania przeniesienia informacji do innego administratora. Będzie też możliwość uzyskania szczegółowych wyjaśnień co do sposobu wykorzystania danych w procesach kadrowych. „Czuję, że pracownicy będą bardziej świadomi swoich praw” – komentuje specjalista ds. personalnych.

Wzrośnie rola analizy ryzyka przy wdrażaniu nowych narzędzi HR. W konsekwencji każda aplikacja rekrutacyjna stanie się przedmiotem audytu pod kątem zgodności z RODO. Dzięki temu procedury ochrony będą bardziej przejrzyste, a pracownicy zyskają pewność, że ich dane są właściwie chronione.

Rola Inspektora Ochrony Danych

Wzmocniona pozycja Inspektora Ochrony Danych (IOD) oznacza aktywniejszy udział w podejmowaniu decyzji dotyczących polityki kadrowej. IOD będzie opiniować procedury rekrutacyjne oraz dokumentację zawierającą dane wrażliwe. W praktyce to on zatwierdzi procesy automatycznego profilowania i monitoringu. „Bez właściwego wsparcia IOD trudno wyobrazić sobie kompleksową zgodność” – podkreśla kierownik ds. ochrony danych.

Nowe wymogi nakładają na IOD zadania edukacyjne w zespole HR. Szkolenia prowadzone przez Inspektora mają zapewnić stały nadzór nad poprawnością przetwarzania. Tym sposobem zarządzanie dokumentacją staje się bardziej zorganizowane, a obieg danych – ściśle kontrolowany.

Technologie wspierające zgodność

Cyfryzacja procesów kadrowych z uwzględnieniem RODO to nie tylko skanowanie dokumentów, lecz także implementacja rozwiązań workflow. Automatyczne systemy alarmów poinformują o zbliżającym się końcu okresu przechowywania danych. W ten sposób zespół HR uzyskuje pełną kontrolę nad terminami usunięcia plików.

Platformy do zarządzania zgodami umożliwią rejestrację i aktualizację zgód pracowników w czasie rzeczywistym. Dzięki temu każde żądanie dostępu do informacji może być obsłużone szybciej, z zachowaniem pełnej transparentności.

Szkolenia i audyty wewnętrzne

Regularne audyty wewnętrzne pomogą zidentyfikować luki w procedurach przed zewnętrzną kontrolą. Działy kadrowe powinny opracować cykliczny harmonogram ewaluacji stosowanych rozwiązań. Weryfikacja obejmuje zarówno zgodność z polityką wewnętrzną, jak i aktualnymi przepisami RODO.

Szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych staną się standardowym elementem onboarding’u. Nowi pracownicy HR zdobędą wiedzę na temat obowiązujących zmian w RODO od pierwszych dni pracy. W ten sposób firma zyska pewność, że każde stanowisko kadrowe działa według najnowszych wytycznych.