Kiedy potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych staje się niezbędna, gdy powierzasz dane osobowe innemu podmiotowi do obsługi w swoim imieniu. Dokument ten stanowi formalne porozumienie między administratorem danych osobowych (ADO) a procesorem, regulując zasady i warunki przetwarzania informacji o osobach fizycznych. Nieposiadanie takiej umowy może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym wysokich kar finansowych za naruszenie przepisów RODO.

Czym jest umowa powierzenia danych osobowych i kiedy jest wymagana?

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych to dokument formalnie określający zasady współpracy między dwoma podmiotami w zakresie przetwarzania danych osobowych. Strony tej umowy to administrator danych osobowych (ADO) — podmiot decydujący o celach i sposobach przetwarzania danych, oraz procesor (podmiot przetwarzający) — jednostka, która przetwarza dane na zlecenie administratora [2].

Umowa ta jest wymagana prawnie w sytuacjach, gdy organizacja korzysta z usług zewnętrznych dostawców, którzy w ramach świadczonych usług mają dostęp do danych osobowych zgromadzonych przez organizację. Przykładowo, gdy firma korzysta z zewnętrznych usług hostingowych, księgowych czy kadrowych, gdzie usługodawca ma dostęp do baz danych zawierających informacje osobowe [2].

Brak właściwie skonstruowanej umowy powierzenia stanowi naruszenie przepisów RODO, co może skutkować nałożeniem znaczących kar finansowych na administratora danych [1]. Dlatego tak istotne jest, aby umowa ta była zawarta przed rozpoczęciem przetwarzania danych i zawierała wszystkie wymagane elementy.

Kluczowe elementy umowy powierzenia przetwarzania danych

Skuteczna i zgodna z prawem umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych musi zawierać szereg obligatoryjnych elementów. Zgodnie z art. 28 RODO, umowa ta powinna precyzyjnie określać [1]:

– Przedmiot przetwarzania — jakie konkretnie dane osobowe będą przetwarzane
– Czas trwania przetwarzania — przez jaki okres dane będą przetwarzane przez procesora
– Charakter i cel przetwarzania — w jaki sposób i w jakim celu dane będą wykorzystywane
– Rodzaj danych osobowych — jakie kategorie danych są objęte umową
– Kategorie osób, których dane dotyczą — czyje dane będą przetwarzane

Dodatkowo umowa musi jasno określać obowiązki i prawa administratora oraz procesora [3]. Kluczowym elementem jest również określenie zabezpieczeń, jakie procesor zobowiązuje się wdrożyć w celu ochrony powierzonych mu danych osobowych [1].

Wszystkie te elementy muszą być szczegółowo opisane, aby nie pozostawiać miejsca na interpretację i zapewnić pełną zgodność z przepisami RODO.

Odpowiedzialność stron umowy powierzenia

W relacji administrator-procesor odpowiedzialność za prawidłowe przetwarzanie danych jest podzielona, choć w różnym zakresie. Administrator danych osobowych ponosi główną odpowiedzialność za zgodność przetwarzania z przepisami RODO, ponieważ to on decyduje o celach i sposobach przetwarzania [3].

Procesor natomiast jest zobowiązany do przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora i zgodnie z określonymi przez niego celami [1]. Oznacza to, że procesor nie może samodzielnie decydować o wykorzystaniu powierzonych mu danych ani przekazywać ich dalej bez wyraźnej zgody administratora.

Ważnym aspektem odpowiedzialności procesora jest także zapewnienie odpowiednich środków bezpieczeństwa. Procesor musi wdrożyć techniczne i organizacyjne zabezpieczenia adekwatne do ryzyka związanego z przetwarzaniem konkretnych danych osobowych [1]. W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych, procesor jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym administratora.

Procedury w przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych powinna zawierać jasno określone procedury postępowania w przypadku wykrycia naruszenia bezpieczeństwa danych. Procesor jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia administratora o każdym podejrzeniu lub stwierdzeniu naruszenia bezpieczeństwa przetwarzanych danych [1][3].

Powiadomienie to powinno zawierać szczegółowe informacje o charakterze naruszenia, jego potencjalnych konsekwencjach oraz o działaniach podjętych przez procesora w celu zminimalizowania skutków naruszenia. Administrator danych ma obowiązek zgłoszenia naruszenia do właściwego organu nadzorczego (w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w ciągu 72 godzin od wykrycia naruszenia, dlatego szybkie działanie procesora jest kluczowe [3].

Umowa powinna również określać obowiązki procesora w zakresie współpracy z administratorem podczas przeprowadzania dochodzenia w sprawie naruszenia oraz podczas wdrażania środków naprawczych.

Zakończenie współpracy i usuwanie danych

Kolejnym istotnym elementem umowy powierzenia jest określenie procedur związanych z zakończeniem współpracy między administratorem a procesorem. Umowa powinna precyzyjnie określać, co stanie się z danymi osobowymi po zakończeniu świadczenia usług przetwarzania [1][3].

Zgodnie z wymogami RODO, po zakończeniu świadczenia usług procesor powinien, w zależności od decyzji administratora:
– zwrócić wszystkie dane osobowe administratorowi, lub
– usunąć wszystkie dane osobowe oraz ich kopie

Ważne jest, aby umowa zawierała szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu usuwania danych, tak aby zapewnić ich nieprzywracalność. Powinny być również określone terminy, w jakich procesor zobowiązany jest do zwrotu lub usunięcia danych po zakończeniu współpracy [3].

Podpowierzenie przetwarzania danych

Istotnym aspektem umowy powierzenia jest kwestia możliwości podpowierzenia przetwarzania danych przez procesora innemu podmiotowi (podprocesorowi). RODO wymaga, aby takie podpowierzenie odbywało się wyłącznie za zgodą administratora danych [1][3].

Umowa powierzenia powinna określać, czy procesor ma ogólną zgodę na korzystanie z usług podprocesorów, czy też każde podpowierzenie wymaga indywidualnej zgody administratora. W przypadku ogólnej zgody, procesor powinien informować administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podprocesorów, dając administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu [3].

Co ważne, w przypadku podpowierzenia, na podprocesora nałożone są te same obowiązki ochrony danych jak w umowie między administratorem a pierwszym procesorem. Za działania podprocesora pełną odpowiedzialność wobec administratora ponosi pierwszy procesor [2].

Konsekwencje braku umowy powierzenia

Brak właściwej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub zawarcie umowy niespełniającej wymogów RODO może mieć poważne konsekwencje dla obu stron, szczególnie dla administratora danych. Naruszenie przepisów RODO w tym zakresie może skutkować nałożeniem przez organ nadzorczy kar administracyjnych sięgających nawet 20 milionów euro lub do 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa [1][2].

Oprócz kar finansowych, brak odpowiedniej umowy powierzenia może prowadzić do podważenia legalności przetwarzania danych, co w konsekwencji może skutkować koniecznością zaprzestania przetwarzania i potencjalnie utratą zaufania osób, których dane dotyczą [2].

Warto również pamiętać, że w przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, brak odpowiedniej umowy powierzenia może utrudnić ustalenie odpowiedzialności stron oraz prawidłowe zarządzanie incydentem, co może dodatkowo zwiększyć ryzyko nałożenia kar [1].

Podsumowanie

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych jest kluczowym dokumentem w kontekście ochrony danych osobowych, szczególnie gdy organizacja korzysta z zewnętrznych usługodawców. Zapewnia ona jasne określenie ról, odpowiedzialności i obowiązków zarówno administratora danych, jak i procesora.

Prawidłowo skonstruowana umowa powierzenia powinna zawierać szczegółowe informacje na temat przedmiotu, czasu trwania, charakteru i celu przetwarzania, a także określać środki bezpieczeństwa, procedury w przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych oraz zasady zakończenia współpracy [1][3].

Brak takiej umowy lub jej niewłaściwe sformułowanie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla obu stron, w szczególności dla administratora danych [1][2].

Dlatego też, przed rozpoczęciem współpracy związanej z przetwarzaniem danych osobowych, warto zadbać o przygotowanie kompleksowej umowy powierzenia, zgodnej z wymogami RODO i uwzględniającej specyfikę danej relacji biznesowej.

Źródła:

[1] https://gdpr.pl/artykuly/umowa-powierzenia-danych-co-musi-zawierac
[2] https://creativa.legal/umowy-powierzenia-rodo/
[3] https://autenti.com/pl/blog/umowa-powierzenia-przetwarzania-danych-osobowych