Kto w szkole odpowiada za ochronę danych osobowych uczniów?

Ochrona danych osobowych uczniów jest obecnie jednym z kluczowych elementów funkcjonowania każdej szkoły. W dobie cyfryzacji i rosnącej ilości danych przetwarzanych w placówkach edukacyjnych, szczególnie ważne jest wyznaczenie odpowiednich obowiązków i odpowiedzialności za bezpieczeństwo informacji. Kto w szkole odpowiada za ochronę danych osobowych uczniów? Odpowiedź na to pytanie jest precyzyjna i opiera się na obowiązujących przepisach, szczególnie RODO, które nakładają konkretne obowiązki na jednostki zarządzające placówkami edukacyjnymi.

Kto w szkole jest administratorem danych osobowych? Rola dyrektora i innych podmiotów

Głównym odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych uczniów w szkole jest dyrektor placówki. To on pełni funkcję administrator danych i decyduje o celach, zakresie i sposobach ich przetwarzania [1].

W praktyce oznacza to, że dyrektor jest odpowiedzialny za przestrzeganie zasad RODO, zapewnienie odpowiednich procedur bezpieczeństwa oraz nadzór nad przetwarzaniem danych. To on podejmuje decyzje dotyczące administrowania systemami informatycznymi, gromadzenia dokumentacji czy udzielania dostępu do danych innym osobom. Warto zaznaczyć, że zakres jego obowiązków obejmuje także obowiązek informowania uczniów i rodziców o ich prawach oraz o tym, jakie dane są przetwarzane [1].

Należy jednak podkreślić, że odpowiedzialność ta nie spoczywa wyłącznie na dyrektorze. W organizacji zarządzania anonimowych danych mogą brać udział także inni pracownicy, na przykład nauczyciele, którzy przetwarzają dane w ramach swoich obowiązków, czy osoby odpowiedzialne za IT. Jednak głównym „gatekeeperem” danych jest dyrektor szkoły, który wyznacza konkretne procedury i nadzoruje ich realizację [1].

Wyznaczenie inspektora ochrony danych – obowiązek i zakres działań

W wielu szkołach ważną rolę odgrywa wyznaczony Inspektor Ochrony Danych (IOD). Zgodnie z RODO, szkolna inspektor pełni funkcję eksperta, który czuwa nad zgodnością przetwarzania danych z przepisami prawa, informuje i doradza administratorowi danych oraz kontaktuje się z organami nadzorczymi [2].

Obowiązek wyznaczenia IOD dotyczy szczególnie placówek, które przetwarzają duże ilości danych lub danych wrażliwych. Obowiązek ten mogą mieć również szkoły, które przetwarzają dane uczniów w ramach działań edukacyjnych, administracyjnych czy w systemach informatycznych. IOD w szkole odpowiada za szkolenia personelu, nadzór nad przestrzeganiem procedur bezpieczeństwa, a także za reagowanie na ewentualne incydenty związane z zabezpieczeniem danych [2].

Kluczowe jest podkreślenie, że nawet jeśli szkoła nie jest zobligowana do wyznaczenia inspektora, to odpowiedzialność za ochronę danych spoczywa na dyrektorze, który musi zapewnić odpowiednie mechanizmy kontroli i zabezpieczeń.

Procedury i zabezpieczenia – jak szkoły chronią dane uczniów?

Szkoły powinny wdrażać konkretne procedury zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych. Do najważniejszych należą mechanizmy techniczne i organizacyjne, takie jak:

• stosowanie szyfrowania danych podczas przesyłania i przechowywania [2],
• kontrola dostępu do systemów i dokumentacji tylko dla uprawnionych pracowników,
• tworzenie kopii zapasowych i ich zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem,
• regularne szkolenia personelu z zakresu ochrony danych osobowych,
• udostępnianie informacji o przetwarzaniu danych uczniom i rodzicom w formie obowiązkowych klauzul informacyjnych [2].

Ważne jest, aby te procedury były nie tylko wdrożone, ale także regularnie aktualizowane i egzekwowane. Szkoły muszą mieć jasno określone zasady, kto i na jakich zasadach może uzyskać dostęp do danych, a także system reakcji na incydenty bezpieczeństwa.

Nauczyciele i inni pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni, by odpowiadać na pytania uczniów i rodziców dotyczące przetwarzania danych, a także by rozpoznawać potencjalne zagrożenia związane z bezpieczeństwem informacji [2].

Obowiązki i odpowiedzialność prawna związana z ochroną danych w szkole

Przestrzeganie zasad RODO w szkołach wiąże się z konkretnymi obowiązkami prawnymi, takimi jak:

• utrzymywanie pełnej dokumentacji przetwarzania danych,
• zapewnienie praw uczniów i rodziców do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia czy przenoszenia,
• przeprowadzanie ocen ryzyka i audytów bezpieczeństwa,

li>zawiadamianie organów nadzorczych o naruszeniach bezpieczeństwa danych w określonym terminie [2].

Nieprzestrzeganie tych obowiązków grozi nie tylko wysokimi karami finansowymi, ale także utratą zaufania społecznego do placówki edukacyjnej. Dlatego tak ważne jest, aby dyrektorzy, nauczyciele i wszyscy pracownicy szkolni byli świadomi swoich obowiązków i odpowiednio reagowali na zagrożenia.

Podsumowanie

Za ochronę danych osobowych uczniów w szkole odpowiedzialny jest głównie dyrektor, który pełni rolę administratora danych. W jego obowiązek wchodzi wyznaczenie inspektora ochrony danych, wdrożenie odpowiednich procedur oraz nadzór nad ich przestrzeganiem. Szkoły muszą stosować zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, by chronić informacje przed nieautoryzowanym dostępem, utratą lub zniszczeniem.

Prawidłowa ochrona danych to również przestrzeganie zasad RODO, informowanie uczniów i rodziców, a także szybka reakcja na wszelkie incydenty związane z naruszeniem bezpieczeństwa. Odpowiedzialność ta spoczywa na wszystkich pracownikach szkoły, którzy muszą być świadomi swoich obowiązków i działać zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Źródła:

• [1] https://uodo.gov.pl/pl/file/1384
• [2] https://www.przewodnikporodo.pl/prawo-i-przepisy/rodo-w-edukacji-jak-chronic-dane-uczniow-i-nauczycieli
• [3] https://www.ksoin.pl/poradnik-ochrona-danych-osobowych-w-szkolach-i-placowkach-oswiatowych/
• [4] https://pspkamionka.pl/kodeks-ucznia-a-ochrona-danych-osobowych
• [5] https://www.przewodnikporodo.pl/prawa-osob-fizycznych/twoje-dane-w-edukacji-jakie-prawa-maja-uczniowie-i-studenci