Kiedy zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie jest wymagana według RODO?

Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami RODO nie zawsze wymaga uzyskiwania zgody od osoby, której dane dotyczą. Istnieje kilka sytuacji, w których przetwarzanie danych osobowych może odbywać się legalnie bez konieczności pozyskiwania zgody. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) przewiduje alternatywne podstawy prawne, które umożliwiają administratorom przetwarzanie informacji o osobach fizycznych. Warto dokładnie poznać te okoliczności, aby działać zgodnie z prawem i nie narażać się na konsekwencje nieprzestrzegania przepisów.

Alternatywne podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych bez zgody jest możliwe, gdy istnieją inne podstawy prawne określone w art. 6 RODO. Wbrew powszechnemu przekonaniu, zgoda nie jest jedyną przesłanką legalizującą operacje na danych osobowych [1]. Rozporządzenie wyraźnie wskazuje sytuacje, w których można oprzeć się na innych podstawach prawnych.

Jedną z najczęściej wykorzystywanych alternatyw jest wykonanie umowy. Gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy, zgoda nie jest wymagana. Administrator może przetwarzać niezbędne dane w zakresie potrzebnym do realizacji tej umowy [1].

Kolejną istotną podstawą jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Jeżeli przepisy prawa nakładają na podmiot obowiązek przetwarzania określonych danych, to takie działanie nie wymaga dodatkowej zgody. Administrator jest wówczas zobowiązany do respektowania tych przepisów i może legalnie przetwarzać dane osobowe w wymaganym zakresie [1].

Ochrona żywotnych interesów i zadania publiczne

RODO przewiduje również możliwość przetwarzania danych osobowych bez zgody w sytuacjach, gdy jest to niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej. Ta podstawa ma zastosowanie przede wszystkim w sytuacjach nagłych, gdy zagrożone jest życie lub zdrowie [1].

Przetwarzanie danych może odbywać się również bez zgody, gdy jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi. Ta podstawa jest szczególnie istotna dla organów administracji publicznej i innych podmiotów realizujących zadania publiczne [1].

Administrator może również przetwarzać dane bez zgody, gdy jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Warto jednak pamiętać, że w tym przypadku interesy te nie mogą być nadrzędne wobec interesów lub podstawowych praw i wolności osoby, której dane dotyczą [1].

Wymogi dotyczące zgody i konsekwencje jej wymuszania

Kiedy administrator decyduje się na pozyskanie zgody jako podstawy przetwarzania danych, musi pamiętać, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi spełniać określone wymagania. Powinna być dobrowolna, świadoma, jednoznaczna i wyraźna. Jeżeli te warunki nie są spełnione, zgoda nie może być uznana za ważną podstawę prawną przetwarzania danych [1].

Wymuszanie zgody jest niedopuszczalne i może prowadzić do naruszenia RODO. Zgoda nie może być warunkiem wykonania umowy, jeśli przetwarzanie danych nie jest niezbędne do jej realizacji. Ponadto, zgoda powinna być wyraźnie oddzielona od innych postanowień w umowach, aby osoba, której dane dotyczą, mogła świadomie i dobrowolnie ją wyrazić [1].

Warto również podkreślić, że zgoda na przetwarzanie danych musi być odwoływalna, a jej wycofanie powinno być tak samo łatwe jak jej udzielenie. Administrator nie może utrudniać procesu wycofania zgody, a osoba, której dane dotyczą, powinna mieć możliwość odwołania zgody w każdym momencie [1].

Obowiązki administratora w kontekście podstaw prawnych

Administrator danych ma obowiązek wykazać, że istnieje odpowiednia podstawa prawna do przetwarzania danych osobowych. W przypadku zgody, administrator musi być w stanie udowodnić, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na ich przetwarzanie [1].

Wybór właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych jest kluczowy dla zgodności z RODO. Administrator powinien dokładnie przeanalizować, czy w danej sytuacji zgoda jest rzeczywiście wymagana, czy też może oprzeć się na innej podstawie prawnej. Niewłaściwy wybór podstawy prawnej może prowadzić do naruszenia przepisów RODO i związanych z tym konsekwencji [1].

Administratorzy muszą również pamiętać o zasadzie przejrzystości i rzetelności przetwarzania danych. Osoby, których dane dotyczą, powinny być informowane o podstawie prawnej przetwarzania ich danych, niezależnie od tego, czy jest to zgoda czy inna przesłanka legalizująca [1].

Praktyczne zastosowanie przepisów RODO w biznesie

W praktyce biznesowej przetwarzanie danych osobowych bez zgody może znacząco uprościć procesy i procedury. Administratorzy powinni jednak zawsze dokładnie analizować, czy w danej sytuacji rzeczywiście mogą oprzeć się na innej podstawie prawnej niż zgoda [1].

Warto podkreślić, że podstawy prawne przetwarzania danych nie są równoważne i nie mogą być stosowane zamiennie. Administrator musi wybrać najbardziej odpowiednią podstawę dla konkretnej operacji przetwarzania danych i konsekwentnie się jej trzymać [1].

Szczególnie istotne jest zrozumienie różnicy między przetwarzaniem danych na podstawie zgody a przetwarzaniem na podstawie umowy. Wiele firm błędnie wymaga zgody na przetwarzanie danych, które są niezbędne do realizacji umowy, co może prowadzić do naruszenia zasady dobrowolności zgody [1].

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów RODO

Nieprzestrzeganie przepisów RODO może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym kar finansowych. Wymuszanie zgody, gdy istnieje inna podstawa prawna przetwarzania danych, lub nieprawidłowe pozyskiwanie zgody może zostać uznane za naruszenie RODO [1].

Administratorzy danych powinni regularnie weryfikować, czy podstawy prawne przetwarzania danych, które stosują, są nadal aktualne i odpowiednie. W przypadku zmiany okoliczności może być konieczne dostosowanie podstaw prawnych lub uzyskanie zgody, jeśli wcześniej nie była ona wymagana [1].

Warto również pamiętać, że przepisy RODO są interpretowane przez organy nadzorcze i sądy, a ich interpretacja może ewoluować wraz z pojawiającymi się orzeczeniami i wytycznymi. Administratorzy powinni na bieżąco śledzić te zmiany i dostosowywać swoje praktyki do aktualnych standardów [1].

Kiedy wybrać zgodę jako podstawę przetwarzania danych

Mimo istnienia alternatywnych podstaw prawnych, w niektórych sytuacjach zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być najodpowiedniejszą lub jedyną możliwą podstawą. Dotyczy to przede wszystkim działań marketingowych, w tym wysyłania informacji handlowych drogą elektroniczną [1].

Zgoda jest również wymagana w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych, chyba że zastosowanie znajduje jedna z wyjątkowych sytuacji określonych w art. 9 RODO [1].

Warto podkreślić, że wybór zgody jako podstawy przetwarzania danych wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dla administratora, w tym koniecznością zapewnienia możliwości łatwego wycofania zgody i udokumentowania jej udzielenia. Administratorzy powinni więc świadomie podejmować decyzję o oparciu przetwarzania na zgodzie, biorąc pod uwagę związane z tym obowiązki [1].

Źródła:

[1] https://lexdigital.pl/kiedy-jest-potrzebna-zgoda-na-przetwarzanie-danych-osobowych