Czy pracodawca musi płacić za szkolenia pracownika?

Czy pracodawca musi płacić za szkolenia pracownika? Odpowiedź zależy od rodzaju szkolenia oraz jego podstawy prawnej. Obowiązek finansowania szkoleń przez pracodawcę dotyczy wyłącznie kursów wymaganych przepisami prawa, przede wszystkim z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz tych, które są jednoznacznie określone w regulaminach, układach zbiorowych lub wynikają z umowy o pracę. W przypadku szkoleń dobrowolnych o ich finansowaniu decyduje pracodawca. W poniższym artykule przedstawiono szczegółowe zasady organizowania i opłacania szkoleń pracowniczych.

Zakres obowiązkowych szkoleń i finansowania przez pracodawcę

Pracodawca musi ponosić koszty szkoleń uznanych przez prawo pracy za niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych. Kluczowym elementem są tutaj szkolenia z zakresu BHP – zarówno wstępne, jak i okresowe. Dotyczy to także wszelkich szkoleń wymaganych przez przepisy branżowe, regulaminy, układy zbiorowe bądź konkretne zapisy w umowach o pracę.

Szkolenie wstępne BHP obejmuje instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy, podczas których pracownik nabywa wiedzę o zasadach bezpieczeństwa w miejscu pracy, pierwszej pomocy i podstawowych przepisach dotyczących wykonywania zadań na danym stanowisku. Uczestnictwo w nich jest warunkiem koniecznym rozpoczęcia pracy.

Równie istotne są szkolenia okresowe BHP oraz te, których konieczność określają akty prawne właściwe dla danej branży lub zawodu. Poza nimi do kategorii szkoleń obowiązkowych, za które odpowiada pracodawca pod względem organizacyjnym i finansowym, zalicza się na przykład szkolenia przeciwpożarowe.

Dobrowolne szkolenia pracownicze a odpowiedzialność pracodawcy

Szkolenia dobrowolne, określane również jako szkolenia fakultatywne, mogą wesprzeć rozwój kompetencji pracownika, jednak ich finansowanie leży w gestii pracodawcy. Pracodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów kursów, które nie wynikają bezpośrednio z przepisów prawa, umów czy wewnętrznych regulaminów.

W ramach aktualnych trendów, rośnie znaczenie upskillingu, czyli podnoszenia kwalifikacji przez pracowników w odpowiedzi na dynamiczne zmiany rynku pracy. Chociaż pracodawca powinien ułatwiać dostęp do możliwości rozwoju, to decyzję o sfinansowaniu takich kursów podejmuje samodzielnie, a obowiązek ten dotyczy wyłącznie szkoleń wymaganych przepisami.

Nowelizacja Kodeksu pracy wskazuje wyraźną granicę pomiędzy szkoleniami, które należy finansować obligatoryjnie, a tymi, które pracodawca może, lecz nie musi opłacać. To pozwala na świadome kształtowanie polityki szkoleniowej przedsiębiorstwa w oparciu o wymogi prawne oraz potrzeby organizacyjne.

Organizacja szkoleń w kontekście czasu pracy i kosztów

Szkolenia obowiązkowe realizowane są na koszt pracodawcy oraz w miarę możliwości w czasie pracy zatrudnionego. Pracownik nie może być dopuszczony do pracy bez wcześniejszego odbycia wymaganego szkolenia BHP, zarówno ogólnego, jak i stanowiskowego. Niedopełnienie tego obowiązku naraża pracodawcę na konsekwencje prawne lub finansowe w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

W przypadku gdy szkolenie nie może odbyć się w godzinach pracy, pracownik za czas uczestnictwa w szkoleniu zachowuje pełne prawo do wynagrodzenia. Wszystko to wpisuje się w zasadę ochrony warunków pracy i bezpieczeństwa pracownika, której respektowanie jest prawnie wymagane od każdego pracodawcy.

Należy pamiętać, że koszt szkoleń powinien obejmować nie tylko opłatę za sam kurs, ale też wszelkie wydatki umożliwiające realny udział pracownika w zajęciach, co jednoznacznie wskazuje na kompleksowy obowiązek finansowy pracodawcy wobec szkoleń obligatoryjnych.

Typologia i zawartość szkoleń wymaganych przepisami prawa

Wszystkie szkolenia niezbędne do wykonywania danej pracy muszą być zapewniane i finansowane przez pracodawcę. Do tej grupy należą głównie szkolenia BHP (wstępne i okresowe), szkolenia ppoż oraz ewentualne kursy kwalifikacyjne wymagane dla określonych stanowisk.

Szkolenie wstępne z zakresu BHP zawsze dzielone jest na instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy. Ich celem jest zapoznanie pracownika z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa, organizacji stanowiska pracy oraz sposobów reagowania w sytuacjach awaryjnych.

Szkolenia te muszą być okresowo powtarzane, według harmonogramów określonych przez przepisy lub układy zbiorowe. Obowiązek ten dotyczy każdego zatrudnionego, niezależnie od formy współpracy czy rodzaju pracy.

Pracodawca sam także podlega szkoleniu BHP odnoszącemu się do jego funkcji. Wszelkie działania w tym zakresie podlegają nadzorowi i mogą być kontrolowane przez uprawnione instytucje, co stanowi zabezpieczenie dla prawidłowej realizacji przepisów.

Procesy identyfikacji, organizowania i kontroli szkoleń

Cały proces finansowania szkoleń rozpoczyna się od rozpoznania tych, które należą do obowiązków pracodawcy na mocy prawa. Kolejnym etapem jest ich zapewnienie pracownikowi przed dopuszczeniem do wykonywania obowiązków. Tylko takie szkolenia muszą być obligatoryjnie opłacone przez firmę oraz organizowane w czasie pracy, jeśli jest taka możliwość.

Wszystkie inne szkolenia, nieobjęte tym zakresem, mogą być finansowane według uznania przedsiębiorstwa, najczęściej w ramach polityki podnoszenia kwalifikacji kadry. Dzięki temu firma może dostosowywać się do zmieniających się realiów rynkowych, nie tracąc przy tym zgodności z obowiązującymi przepisami.

Kontrola przestrzegania omawianych obowiązków spoczywa przede wszystkim na Państwowej Inspekcji Pracy. Niedopełnienie wymogów szkoleniowych może skutkować sankcjami nakładanymi na pracodawcę oraz koniecznością wdrożenia niezwłocznych działań naprawczych.

Podsumowanie: Kluczowe obowiązki i prawa pracodawcy w zakresie szkoleń

Obowiązki pracodawcy związane z finansowaniem szkoleń odnoszą się wyłącznie do szkoleń wskazanych przez prawo i są precyzyjnie określone od 26 kwietnia 2023 roku. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez potwierdzenia odpowiedniego przeszkolenia BHP. Wszystkie kursy konieczne z mocy przepisów muszą być finansowane przez firmę i organizowane w godzinach pracy, gdyż wynikają z troski o bezpieczeństwo oraz wymagania stanowione przez akty prawne.

Szkolenia dobrowolne pozostają w sferze uznaniowej przedsiębiorcy – są ważne z punktu widzenia podnoszenia kwalifikacji i dostosowania się do rynku pracy, jednak ich opłacenie jest dobrą praktyką, a nie obowiązkiem prawnym. Tak skonstruowany system zapewnia ochronę pracownika przy jednoczesnej elastyczności w zakresie rozwoju kompetencji.

Znajomość tych zasad pozwala zarówno pracodawcom, jak i pracownikom świadomie realizować swoje prawa i obowiązki, dbając o rozwój firmy przy zachowaniu zgodności z aktualnymi regulacjami prawnymi.