Jakie mogą być cele przetwarzania naszych danych osobowych?

W dobie cyfryzacji i powszechnego gromadzenia danych osobowych, coraz częściej pojawia się pytanie: jakie mogą być cele przetwarzania naszych danych osobowych? Wiedza na ten temat jest kluczowa, aby zrozumieć, kiedy i w jakim zakresie nasze dane mogą być wykorzystywane przez firmy, instytucje czy organy publiczne. Artykuł ten przedstawia pełen obraz możliwych celów przetwarzania danych, opierając się na obowiązujących regulacjach prawnych, głównie na RODO, oraz na aktualnych praktykach. Zaczniemy od podstaw prawnych i głównych rodzajów celów, by następnie przejść do szczegółowej analizy każdego z nich.

Podstawowe cele przetwarzania danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych wymaga jasno określonych celów, które muszą być zgodne z obowiązującym prawem. Zgodnie z przepisami RODO, dane mogą być przetwarzane tylko w określonym zakresie i dla uzasadnionych, jasno wyłożonych przyczyn[1].

Najważniejsze cele to:

• Wykonanie umowy – przetwarzanie danych jest konieczne do realizacji zawartej z osobą umowy, np. w celu dostawy produktu lub świadczenia usługi[1].
• Wypełnienie obowiązku prawnego – administrator ma prawo przetwarzać dane, by wypełnić obowiązki wynikające z prawa, np. rozliczenia podatkowe, ewidencja czy raportowanie[1].
• Ochrona żywotnych interesów – w sytuacji zagrożenia życia lub zdrowia osoby, dane mogą być przetwarzane w celu ochrony tych interesów[2].
• Realizacja zadania w interesie publicznym – np. działania organów administracji publicznej, policji czy służb ratunkowych, które muszą działać w ramach określonych ustawowo celów[2].

Oprócz głównych podstaw można wyróżnić jeszcze kilka powiązanych celów, które są uzasadnione potrzebami firm i instytucji, jak np. markeing bezpośredni czy dochodzenie roszczeń.

Przekazywanie danych w celach marketingowych i komunikacyjnych

Kolejnym istotnym celem przetwarzania danych jest prowadzenie działań marketingowych. Firmy coraz częściej korzystają z danych osobowych do wysyłania ofert, newsletterów czy personalizacji treści. Warto podkreślić, że takie działania są możliwe tylko na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora[2].

Przetwarzanie w celach marketingowych wymaga jednak przestrzegania zasad, takich jak respektowanie praw do wycofania zgody czy zapewnienie łatwej możliwości rezygnacji z komunikacji. To właśnie dostęp do takich danych daje przedsiębiorstwom narzędzia do personalizacji i zwiększenia skuteczności działań promocyjnych.

Przetwarzanie danych w celach bezpieczeństwa i dochodzenia roszczeń

Bezpieczeństwo jest jednym z kluczowych celów, dla których przetwarza się dane osobowe. Organizacje i firmy muszą chronić swoje systemy, mienie czy użytkowników, co wymaga zbierania i analizy danych w celu zapobiegania zagrożeniom, monitorowania incydentów i reakcji na nawet potencjalne ataki[3].

Podobnie, w procesie dochodzenia roszczeń czy rozstrzygania sporów, dane osobowe są niezbędne do wykazywania faktów, realizowania obowiązków prawnych czy egzekwowania prawna zobowiązań[1].

Ważne jest, by takie działania były przeprowadzane w sposób zgodny z prawem i z poszanowaniem praw osób, których dane są przetwarzane, zwłaszcza w kontekście ochrony danych i ich bezpieczeństwa.

Przetwarzanie danych dla celów naukowych i statystycznych

Innym, coraz ważniejszym celem jest wykorzystanie danych do celów naukowych, statystycznych i analitycznych. Organizacje publiczne oraz badawcze mogą wykorzystywać dane w celu tworzenia raportów, analiz trendów czy opracowań naukowych, pod warunkiem że dane są odpowiednio zabezpieczone i anonimowe[4].

Przetwarzanie tego typu wymaga szczególnej dbałości o zapewnienie poufności i zasadę minimalizacji danych, tak aby nie naruszać prywatności osób, których dane są analizowane. Zazwyczaj stosuje się tu techniki anonimizacji i pseudonimizacji, by ograniczyć ryzyko identyfikacji.

Rodzaje innych celów przetwarzania danych osobowych

Poza głównymi kategoriami, prawo dopuszcza także jeszcze szerszy zakres celów, takich jak:

• Realizacja zadań w interesie publicznym – obejmuje działania organów administracji i instytucji publicznych^[2]
• Zarządzanie HR i kadrami – dane pracowników i kandydatów przetwarzane są w celu zatrudnienia, administrowania umowami, rozliczeń czy rozwoju zawodowego^[1]
• Obsługa klienta – obejmuje przetwarzanie danych w trakcie realizacji usług czy sprzedaży^[1]
• Zarządzanie ryzykiem i zapobieganie oszustwom – analiza transakcji, monitorowanie aktywności pod kątem nieprawidłowości^[3]

Każdy z tych celów musi spełniać wymogi prawne, a ich realizacja powinna odbywać się w ramach wyznaczonych zasad, tak aby chronić prawa osób, których dane dotyczą.

Podsumowanie

Wszystkie powyższe przykłady pokazują, że cele przetwarzania danych osobowych są niezwykle różnorodne i zależą od kontekstu działalności administratora. Ich wspólnym mianownikiem jest konieczność przestrzegania zasad prawnej przetwarzania, ochrony danych oraz transparentności wobec osób, których dane są zbierane. Rozpoznanie, dlaczego i w jakim celu dane trafiają do różnych jednostek, pozwala na większą kontrolę i pewność, że działanie jest zgodne z prawem.

Warto pamiętać, że podstawy prawne, takie jak zgoda, wykonanie umowy, obowiązek prawny czy interes publiczny, mają kluczowe znaczenie w legalności procesu. Świadomość swoich praw i obowiązków stanowi fundament bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych.

Źródła:

• [1] https://lexdigital.pl/cele-przetwarzania-danych-osobowych
• [2] https://www.politykabezpieczenstwa.pl/pl/a/cel-przetwarzania-danych-osobowych-zgodny-z-prawem
• [3] https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-5-zasady-dotyczace-przetwarzania-danych-osobowych
• [4] https://rkrodo.pl/czym-jest-przetwarzanie-danych-osobowych/
• [5] https://praca.asistwork.pl/blog/prawo-pracy/rodo-wszystko-co-musisz-wiedziec-o-ochronie-danych-osobowych